Neuerungen im ELStAM-Verfahren

Benötigt ein Arbeitgeber Lohnsteuerabzugsmerkmale für den Lohnsteuerabzug, werden sie auf Veranlassung des Arbeitnehmers gebildet. In der Regel erfolgt die Bildung der ELStAM automatisiert durch das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) aufgrund der gespeicherten Informationen in der ELStAM-Datenbank. Dabei werden je Arbeitnehmer zunächst die Steuerklasse und die Kinderfreibeträge für Kinder gebildet, die in den Steuerklassen I bis IV zu berücksichtigen sind.

Bildet das Finanzamt auf Antrag des Arbeitnehmers Lohnsteuerabzugsmerkmale (beispielsweise Freibeträge oder Steuerklassen nach antragsgebundenem Steuerklassenwechsel), teilt es diese dem BZSt mit, damit sie dem Arbeitgeber bereitgestellt werden können.

Das BZSt stellt auch die Identifikationsnummer, den Tag der Geburt und die Merkmale für den Kirchensteuerabzug des Arbeitnehmers zum automatisierten Abruf durch den Arbeitgeber bereit.

Das BMF-Schreiben enthält neue Hinweise auf eine mögliche Arbeitgeberhaftung bei fehlerhaften oder fehlenden ELStAM. Dabei werden folgende Fälle unterschieden:

• Der Arbeitnehmer wurde nicht zur ELStAM-Datenbank angemeldet.
• Der Lohnsteuerabzug erfolgt ohne elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale.
• Der Lohnsteuerabzug basiert auf fehlerhaften ELStAM.
• Es fehlt die Identifikationsnummer für den Lohnsteuerabzug.

Grundsätzlich ergibt sich ein Haftungsrisiko in Höhe des Differenzbetrages zwischen der vom Arbeitgeber einbehaltenen und abgeführten Lohnsteuer zuzüglich ggf. der Kirchensteuer und dem Solidaritätszuschlag zur Steuerklasse VI.

Die Beiträge für private Kranken- und Pflege-Pflichtversicherungen können derzeit beim Lohnsteuerabzug berücksichtigt werden – vorausgesetzt, der Arbeitnehmer legt dem Arbeitgeber eine entsprechende Beitragsbescheinigung des Versicherungsunternehmens vor. Dieses Verfahren gilt bis Ende 2025; ab 2026 ist ein Datenaustausch geplant, wodurch das Bescheinigungsverfahren wegfallen soll.

Hinweis: Die im ELStAM-Verfahren erforderlichen Erklärungen, Formulare und Vordrucke werden von den Finanzbehörden zur Verfügung gestellt und können über www.elster.de unter „Mein ELSTER“ an die Finanzverwaltung übermittelt werden.

Das ELStAM-Schreiben vom 13. Dezember 2024 (IV C 5-S 2363/19/10007:004) ist veröffentlicht unter: https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Steuerarten/Lohnsteuer/2024-12-13-ELStAM-elektr-lohnsteuerabzugsmerkmale.pdf?__blob=publicationFile&v=5